Tổ chức một sự kiện họp báo không chỉ đơn thuần là mời báo chí đến và đọc thông cáo. Đây là dịp để doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp trước công chúng và giới truyền thông. Một họp báo thành công có thể lan tỏa thông điệp, thu hút sự chú ý của dư luận và định hình cách nhìn của công chúng với thương hiệu. Nhưng nếu sự kiện mắc lỗi, thiệt hại không chỉ về chi phí mà còn ảnh hưởng đến hình ảnh lâu dài.
Dưới đây là những lỗi phổ biến mà các doanh nghiệp thường mắc phải khi tổ chức sự kiện họp báo, cùng với gợi ý khắc phục từ kinh nghiệm thực tiễn của V-Lead Event.
1. Tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp
Việc tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp không chỉ là một thủ tục mà là một chiến lược truyền thông trọng yếu, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.
1.1 Truyền tải thông điệp chính xác và hiệu quả
Kiểm soát thông tin: Họp báo là kênh chính thức giúp doanh nghiệp chủ động truyền tải thông điệp mong muốn, đảm bảo tính chính xác và thống nhất. Điều này giúp hạn chế những hiểu lầm hoặc thông tin sai lệch có thể xuất hiện trên các kênh khác.
Tiếp cận đa dạng: Một buổi họp báo thu hút nhiều phóng viên từ các cơ quan truyền thông khác nhau sẽ giúp thông điệp của bạn lan tỏa rộng rãi đến nhiều đối tượng công chúng.
1.2 Xây dựng uy tín và hình ảnh thương hiệu
Chuyên nghiệp: Việc tổ chức sự kiện họp báo bài bản thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch và nghiêm túc của doanh nghiệp trong việc giao tiếp với công chúng và giới truyền thông.
Uy tín: Khi doanh nghiệp sẵn sàng đối thoại trực tiếp, trả lời các câu hỏi một cách rõ ràng, điều này sẽ củng cố niềm tin và nâng cao uy tín trong mắt báo giới và công chúng.
1.3 Khủng hoảng truyền thông và vai trò của họp báo
Trong những thời điểm khó khăn, sự kiện họp báo đóng vai trò then chốt trong việc quản lý khủng hoảng truyền thông.
Định hướng dư luận: Một buổi họp báo được chuẩn bị kỹ lưỡng có thể giúp doanh nghiệp định hướng lại dư luận, đưa ra thông tin chính xác và xoa dịu tình hình.
Khắc phục thiệt hại: Phản ứng nhanh chóng và chuyên nghiệp thông qua họp báo có thể giảm thiểu thiệt hại về hình ảnh và tài chính do khủng hoảng gây ra.
2. Những lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện họp báo và cách khắc phục
2.1 Lỗi ở giai đoạn lập kế hoạch sự kiện họp báo
– Không xác định rõ mục tiêu và thông điệp: Tổ chức họp báo chỉ vì “phải làm” mà không có mục tiêu cụ thể (ví dụ: công bố sản phẩm mới, giải thích khủng hoảng, thay đổi chiến lược). Thông điệp đưa ra lan man, không trọng tâm, hoặc có quá nhiều thông điệp trong một buổi.
Hậu quả: Báo chí không nắm được thông tin chính, bài viết bị loãng, không đạt được mục đích truyền thông.
Khắc phục: Trước khi bắt đầu, hãy trả lời rõ ràng: Mục tiêu chính của buổi sự kiện họp báo này là gì? Ai là đối tượng truyền thông chính? Thông điệp quan trọng nhất cần truyền tải là gì (chỉ 1-2 thông điệp cốt lõi)?
– Lựa chọn sai thời điểm và địa điểm: Chọn thời điểm trùng với các sự kiện lớn khác, ngày lễ, hoặc thời gian không thuận tiện cho phóng viên. Địa điểm quá xa, khó tìm, không đủ tiện nghi hoặc không phù hợp với quy mô/tính chất của sự kiện họp báo.
Hậu quả: Ít phóng viên tham dự, thông tin bị lu mờ, không gian không chuyên nghiệp.
Khắc phục:
Thời điểm: Tránh giờ cao điểm giao thông (đặc biệt ở Hà Nội), trùng với các sự kiện nóng khác. Nên tổ chức vào giữa tuần (thứ 3 – thứ 5), buổi sáng (khoảng 9h-11h) để phóng viên có thời gian viết bài.
Địa điểm: Chọn nơi dễ tiếp cận, có đủ chỗ đậu xe, không gian yên tĩnh, đủ rộng, có trang thiết bị kỹ thuật cần thiết (điện, internet tốc độ cao, điều hòa). Địa điểm phải phù hợp với hình ảnh thương hiệu và tính chất của sự kiện họp báo (ví dụ: sang trọng cho ra mắt sản phẩm cao cấp, đơn giản nhưng tiện lợi cho khủng hoảng).
– Ngân sách không thực tế hoặc không chi tiết: Ngân sách quá thấp không đủ chi trả cho các hạng mục thiết yếu, hoặc không có bảng dự trù chi tiết dẫn đến phát sinh liên tục.
Hậu quả: Chất lượng buổi họp báo bị ảnh hưởng, thiếu thốn thiết bị, nhân sự, hoặc vượt quá ngân sách ban đầu.
Khắc phục: Lập bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện họp báo chi tiết từng hạng mục (thuê địa điểm, âm thanh, ánh sáng, trang trí, nhân sự, tài liệu, quà tặng báo chí…). Luôn có một khoản dự phòng (10-15% tổng ngân sách) cho các phát sinh.
– Thiếu phương án dự phòng: Không có kế hoạch B cho các tình huống bất ngờ (ví dụ: mất điện, lỗi thiết bị, diễn giả vắng mặt, thời tiết xấu nếu ngoài trời, câu hỏi khó từ phóng viên).
Hậu quả: Buổi họp báo bị gián đoạn, mất kiểm soát, tạo ấn tượng không chuyên nghiệp.
Khắc phục: Xây dựng các kịch bản dự phòng cho mọi rủi ro có thể xảy ra. Đảm bảo nhân sự nắm rõ vai trò trong từng kịch bản.
2.2 Lỗi trong khâu chuẩn bị và hậu cần sự kiện họp báo
Giai đoạn chuẩn bị là lúc mọi thứ được hình thành. Sai sót ở đây sẽ bộc lộ rõ vào ngày diễn ra.
– Danh sách khách mời và truyền thông chưa tối ưu: Mời tràn lan không chọn lọc, hoặc bỏ sót các phóng viên chủ chốt, các cơ quan truyền thông quan trọng. Thư mời thiếu thông tin cần thiết hoặc gửi quá sát ngày.
Hậu quả: Lượng phóng viên tham dự ít, thông điệp không đến được đúng đối tượng mục tiêu, lãng phí chi phí tổ chức.
Khắc phục: Xây dựng danh sách khách mời (phóng viên, biên tập viên, KOLs) có chọn lọc, ưu tiên các cơ quan báo chí có tầm ảnh hưởng, liên quan đến lĩnh vực. Gửi thư mời sớm (ít nhất 1-2 tuần), cung cấp đầy đủ thông tin (thời gian, địa điểm, nội dung chính, người liên hệ).
– Nội dung và tài liệu họp báo thiếu chuyên nghiệp: Thông cáo báo chí dài dòng, khó hiểu, không có điểm nhấn. Slide trình bày quá nhiều chữ, hình ảnh kém chất lượng. Thiếu các tài liệu bổ trợ (factsheet, brochure sản phẩm).
Hậu quả: Phóng viên khó nắm bắt thông tin, không có tài liệu để tham khảo, bài viết thiếu chính xác hoặc kém hấp dẫn.
Khắc phục:
Thông cáo báo chí: Ngắn gọn, súc tích, làm nổi bật thông điệp chính.
Slide trình bày: Trực quan, ít chữ, nhiều hình ảnh/biểu đồ chất lượng cao.
Bộ tài liệu báo chí (Press Kit): Chuẩn bị đầy đủ (thông cáo báo chí, factsheet, hình ảnh/video chất lượng cao, brochure, danh thiếp người phát ngôn).
– Hệ thống kỹ thuật không đảm bảo: Âm thanh bị rè, hình ảnh trên màn chiếu mờ, micro hỏng, đường truyền internet yếu, máy lạnh không hoạt động.
Hậu quả: Buổi họp báo bị gián đoạn, gây khó chịu cho người tham dự, thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp.
Khắc phục: Thuê thiết bị từ nhà cung cấp uy tín. Test kỹ toàn bộ hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình, internet trước giờ G. Luôn có kỹ thuật viên túc trực để xử lý ngay khi có sự cố. Đây là một lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện họp báo.
– Không gian họp báo thiếu chuẩn bị: Backdrop mờ, logo bị che khuất, bàn ghế sắp xếp không hợp lý, thiếu nước uống, bút, giấy cho phóng viên.
Hậu quả: Ảnh hưởng đến hình ảnh sự kiện, gây bất tiện cho người tham dự.
Khắc phục: Kiểm tra kỹ lưỡng mọi chi tiết trang trí, đặt chai nước, cốc, bút, giấy ghi chú đầy đủ trên bàn. Đảm bảo logo thương hiệu luôn rõ ràng trên backdrop.
2.3 Lỗi trong quá trình vận hành sự kiện họp báo
Ngày diễn ra sự kiện là lúc mọi sự chuẩn bị được kiểm chứng. Các lỗi vận hành có thể phá hỏng cả buổi họp báo.
– Thiếu kiểm soát thời gian: Phát biểu dài dòng, phần hỏi đáp kéo dài quá mức, hoặc các phần bị chồng chéo.
Hậu quả: Kịch bản bị phá vỡ, phóng viên mất kiên nhẫn, ảnh hưởng đến lịch trình của họ.
Khắc phục: Có một người điều phối thời gian (thường là MC hoặc quản lý dự án) kiểm soát chặt chẽ từng phần. Diễn giả cần được nhắc nhở về thời lượng.
– Kỹ năng phát biểu và trả lời câu hỏi kém: Người phát ngôn không chuẩn bị kỹ nội dung, nói ngập ngừng, hoặc trả lời vòng vo, né tránh câu hỏi nhạy cảm.
Hậu quả: Gây mất lòng tin, tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp, có thể dẫn đến các tin bài tiêu cực.
Khắc phục: Người phát ngôn phải được huấn luyện kỹ năng phát biểu trước công chúng, luyện tập trả lời các câu hỏi khó, và luôn giữ thái độ bình tĩnh, tự tin, trung thực.
– Xử lý khủng hoảng tại chỗ không hiệu quả: Khi có câu hỏi khó hoặc tình huống bất ngờ (ví dụ: phóng viên đặt câu hỏi đi quá giới hạn), ban tổ chức phản ứng lúng túng, gay gắt, hoặc không có người đủ thẩm quyền để xử lý.
Hậu quả: Khủng hoảng có thể bùng phát ngay tại chỗ, lan rộng trên mạng xã hội.
Khắc phục: Luôn có một đội ngũ quản lý khủng hoảng nhỏ túc trực, người phát ngôn được chuẩn bị kịch bản trả lời các câu hỏi khó. Giữ thái độ chuyên nghiệp, bình tĩnh và không tranh cãi.
– Thiếu sự tương tác và kết nối: Buổi họp báo chỉ là một chiều (phát biểu), không có phần hỏi đáp hiệu quả, hoặc không có không gian cho phóng viên giao lưu với diễn giả sau buổi chính.
Hậu quả: Phóng viên cảm thấy bị bỏ qua, khó khai thác thêm thông tin.
Khắc phục: Dành đủ thời gian cho phần Q&A. Sau buổi chính, tạo cơ hội cho phóng viên phỏng vấn riêng, trao đổi danh thiếp để thiết lập mối quan hệ.
2.4 Lỗi sau sự kiện họp báo
– Không theo dõi và đánh giá hiệu quả truyền thông: Không tổng hợp tin bài, không đo lường mức độ lan tỏa, hoặc không phân tích phản ứng của dư luận.
Hậu quả: Không biết buổi họp báo có thành công không, không có cơ sở để rút kinh nghiệm cho lần sau.
Khắc phục: Theo dõi tất cả các tin bài, phóng sự, thảo luận trên mạng xã hội liên quan đến buổi họp báo. Phân tích nội dung, thái độ của báo chí và công chúng.
– Bỏ qua việc duy trì mối quan hệ báo chí: Chỉ liên hệ với phóng viên khi có việc cần.
Hậu quả: Mối quan hệ không bền chặt, khó nhận được sự hỗ trợ khi cần thiết.
Khắc phục: Gửi thư cảm ơn sau họp báo. Duy trì liên hệ thường xuyên (không chỉ khi có sự kiện), xây dựng mối quan hệ cá nhân tốt với các phóng viên chủ chốt.
Là đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói, V-Lead Event hiểu rõ từng bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện họp báo – từ khâu lên ý tưởng, thiết kế kịch bản, mời báo chí đến điều phối thực tế và đo lường hiệu quả sau sự kiện.
Chúng tôi đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong các buổi họp báo ra mắt sản phẩm, công bố hợp tác, khai trương, khủng hoảng truyền thông… và luôn đặt yếu tố chỉn chu – đúng định hướng truyền thông lên hàng đầu.
Nếu bạn đang chuẩn bị tổ chức một sự kiện họp báo và cần đội ngũ chuyên nghiệp, hãy để V-Lead Event hỗ trợ bạn từ A–Z.
Với V-Lead Event, bạn sẽ được:
– Chúng tôi am hiểu các quy tắc, chuẩn mực khi tổ chức sự kiện họp báo, từ kịch bản đến các quy tắc ứng xử với truyền thông.
– Quy trình của V-Lead được xây dựng để giảm thiểu tối đa các sai sót, từ khâu lên kế hoạch đến vận hành và báo cáo sau sự kiện.
– Đội ngũ giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn sẵn sàng cho mọi tình huống, đảm bảo buổi họp báo diễn ra theo đúng định hướng.
– V-Lead có mối quan hệ tốt với nhiều cơ quan báo chí, giúp thông điệp của bạn lan tỏa hiệu quả.
– Chúng tôi giúp bạn quản lý ngân sách thông minh, đảm bảo mỗi khoản đầu tư vào sự kiện họp báo đều mang lại giá trị tương xứng.
Hãy để V-Lead Event đồng hành cùng bạn trong việc tổ chức sự kiện họp báo, biến mọi thông điệp của doanh nghiệp thành tiếng vang trong lòng công chúng. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và nhận giải pháp chuyên nghiệp nhất cho buổi họp báo sắp tới của bạn!
