Tổ chức Event ngoài trời mang đến một không gian mở, phóng khoáng và nhiều tiềm năng sáng tạo, giúp sự kiện của doanh nghiệp bạn trở nên độc đáo và đáng nhớ hơn. Tuy nhiên, đi kèm với những lợi thế ấy là không ít thách thức về thời tiết, địa hình và hậu cần. Là đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, V-Lead Event sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thực tế để bạn có thể tổ chức Event ngoài trời thành công, đạt được mục tiêu đề ra.

1. Điểm mạnh và điểm yếu khi tổ chức Event ngoài trời

Trước khi đi sâu vào kinh nghiệm, hãy cùng V-Lead Event điểm qua những lợi thế và hạn chế khi lựa chọn tổ chức Event ngoài trời.

1.1 Điểm mạnh khi tổ chức Event ngoài trời

– Không gian mở rộng, thoáng đãng: Giúp khách mời cảm thấy thoải mái, thư giãn hơn so với không gian kín.

– Tiềm năng sáng tạo lớn: Dễ dàng triển khai các ý tưởng độc đáo như lễ hội, concert, team building quy mô lớn, các trò chơi vận động đòi hỏi không gian rộng.

– Hiệu ứng thị giác ấn tượng: Có thể tận dụng cảnh quan tự nhiên, ánh sáng mặt trời hoặc bầu trời đêm để tạo ra những hiệu ứng hình ảnh đẹp mắt, ấn tượng cho sự kiện.

– Phù hợp với các hoạt động tương tác: Các trò chơi tập thể, hoạt động trải nghiệm thường phát huy hiệu quả tốt hơn trong không gian ngoài trời.

– Khả năng thu hút công chúng: Các sự kiện ngoài trời thường dễ thu hút sự chú ý của cộng đồng hơn, đặc biệt nếu được tổ chức ở nơi công cộng.

1.2 Mặt hạn chế khi tổ chức Event ngoài trời

– Phụ thuộc vào thời tiết: Đây là yếu tố rủi ro lớn nhất. Mưa, gió lớn, nắng gắt có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự kiện.

– Kiểm soát âm thanh và ánh sáng: Âm thanh dễ bị loãng, ánh sáng cần được tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả vào ban ngày và ban đêm.

– Vấn đề vệ sinh và an ninh: Cần có kế hoạch quản lý rác thải, nhà vệ sinh di động và đảm bảo an ninh cho toàn bộ khu vực sự kiện.

– Hậu cần phức tạp: Vận chuyển, lắp đặt thiết bị, chuẩn bị khu vực ăn uống, nghỉ ngơi, y tế… đều đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng hơn.

– Chi phí phát sinh: Các khoản chi phí dự phòng cho thời tiết, thuê thiết bị đặc thù hoặc các vấn đề phát sinh khác có thể làm tăng ngân sách khi tổ chức Event ngoài trời.

2. Kinh nghiệm lập kế hoạch tổ chức Event ngoài trời chi tiết

Để tổ chức Event ngoài trời đạt kết quả tốt, khâu lập kế hoạch cần được thực hiện cực kỳ chi tiết và cẩn trọng.

2.1 Xác định mục tiêu và đối tượng

Trước tiên, hãy xác định rõ mục tiêu khi tổ chức Event ngoài trời: Bạn muốn đạt được điều gì? (ví dụ: ra mắt sản phẩm, tri ân khách hàng, team building, gây quỹ…). Đồng thời, phân tích đối tượng tham dự (độ tuổi, sở thích, số lượng) để có những điều chỉnh phù hợp về nội dung và hoạt động.

2.2 Lựa chọn địa điểm tổ chức Event ngoài trời phù hợp

Việc chọn địa điểm là một trong những quyết định quan trọng nhất khi tổ chức Event ngoài trời.

– Sức chứa và tiện ích: Đảm bảo không gian đủ rộng cho số lượng khách mời dự kiến và các khu vực chức năng (sân khấu, khu vui chơi, ẩm thực, vệ sinh).

– Tiện lợi giao thông: Địa điểm nên dễ tiếp cận, có chỗ đậu xe thuận tiện cho khách mời và nhà cung cấp.

– Cảnh quan và môi trường: Chọn địa điểm có cảnh quan đẹp, thoáng đãng, phù hợp với chủ đề sự kiện. Tránh những nơi quá ồn ào hoặc ô nhiễm.

– Hệ thống điện, nước: Đảm bảo có đủ nguồn điện, nước phục vụ cho các thiết bị âm thanh, ánh sáng, nhà vệ sinh và các gian hàng.

– Yếu tố an toàn: Kiểm tra địa hình, các vật cản, đảm bảo an toàn cho khách tham dự, đặc biệt là trẻ em nếu có.

2.3 Xây dựng chủ đề và kịch bản sáng tạo

Chủ đề sẽ là kim chỉ nam cho toàn bộ sự kiện. Khi tổ chức Event ngoài trời, bạn có thể tận dụng lợi thế không gian để phát triển các chủ đề độc đáo như: lễ hội hóa trang, ngày hội thể thao, concert ngoài trời, dã ngoại cuối tuần, phiên chợ ẩm thực… Kịch bản cần chi tiết từng phút, bao gồm:

– Thời gian biểu: Lịch trình cụ thể các hoạt động, tiết mục biểu diễn.

– Nội dung chương trình: Các phần chào đón, khai mạc, các trò chơi, biểu diễn nghệ thuật, phần trao giải (nếu có).

– Phân công nhiệm vụ: Ai phụ trách phần nào, có mặt lúc nào, xử lý tình huống ra sao.

– Các phương án dự phòng: Đặc biệt quan trọng với tổ chức Event ngoài trời.

2.4. Lên danh sách thiết bị cần thiết

Thiết bị là yếu tố sống còn của mọi sự kiện, đặc biệt là Event ngoài trời.

– Âm thanh: Loa, micro, mixer cần có công suất lớn, phù hợp với không gian mở để đảm bảo âm thanh rõ ràng, không bị loãng.

– Ánh sáng: Đèn pha, đèn sân khấu, đèn trang trí, đèn chiếu sáng lối đi. Cần tính toán cả ánh sáng ban ngày và ban đêm.

– Sân khấu: Sân khấu ngoài trời cần có mái che, chống thấm nước, chịu lực tốt.

– Nhà bạt, dù che: Chuẩn bị đủ số lượng để che nắng, che mưa cho khách mời và các khu vực hoạt động.

– Bàn ghế, trang trí: Số lượng bàn ghế phù hợp, trang trí theo chủ đề, tạo điểm nhấn cho không gian.

– Thiết bị trình chiếu: Màn hình LED, máy chiếu (nếu cần).

– Thiết bị vệ sinh: Nhà vệ sinh di động, thùng rác, dụng cụ vệ sinh.

– Thiết bị y tế: Tủ thuốc, nhân viên y tế túc trực.

2.5 Dự trù ngân sách và quản lý tài chính

Lập bảng dự trù ngân sách chi tiết cho từng hạng mục: thuê địa điểm, thiết bị, nhân sự, quà tặng, ẩm thực, truyền thông, chi phí dự phòng… Luôn có một khoản ngân sách dự phòng (khoảng 10-20% tổng ngân sách) để xử lý các vấn đề phát sinh.

3.Làm thế nào để tổ chức Event ngoài trời hiệu quả

3.1 Quản lý rủi ro và các phương án dự phòng khi tổ chức Event ngoài trời

Phương án dự phòng thời tiết

– Theo dõi dự báo thời tiết: Thường xuyên cập nhật dự báo thời tiết trước, trong và sau sự kiện.

– Nhà bạt, dù che mưa nắng: Luôn chuẩn bị đủ số lượng nhà bạt, dù che lớn để che chắn cho toàn bộ khu vực sự kiện nếu có mưa hoặc nắng gắt. Đảm bảo chúng được lắp đặt chắc chắn, an toàn.

– Địa điểm thay thế (phương án B): Nếu ngân sách cho phép và tính chất sự kiện cho phép, hãy chuẩn bị sẵn một địa điểm trong nhà có thể thay thế trong trường hợp thời tiết quá xấu (bão, mưa lớn kéo dài).

– Hệ thống thoát nước: Đảm bảo địa điểm có hệ thống thoát nước tốt để tránh ngập úng.

– Vật tư chống thấm: Chuẩn bị bạt chống thấm, áo mưa, ủng cho nhân viên và khách mời nếu cần.

Quản lý rủi ro an ninh và y tế

– Đội ngũ an ninh: Thuê đội ngũ bảo vệ chuyên nghiệp để kiểm soát ra vào, duy trì trật tự và xử lý các tình huống bất ngờ.

– Kế hoạch thoát hiểm: Thiết lập các lối thoát hiểm rõ ràng, dễ tiếp cận và thông báo cho khách mời.

– Trạm y tế: Bố trí khu vực y tế với đầy đủ dụng cụ sơ cứu, thuốc men cơ bản và nhân viên y tế túc trực để xử lý các trường hợp khẩn cấp.

– Kiểm soát đám đông: Nếu là sự kiện lớn, cần có kế hoạch kiểm soát đám đông hiệu quả để tránh chen lấn, xô đẩy.

Vấn đề điện và nguồn điện dự phòng

– Kiểm tra hệ thống điện: Đảm bảo hệ thống điện đủ tải, an toàn và có các cầu dao chống giật.

– Máy phát điện dự phòng: Luôn có máy phát điện dự phòng công suất lớn để đề phòng trường hợp mất điện hoặc sự cố về nguồn điện chính. Kiểm tra máy phát điện hoạt động tốt trước sự kiện.

Vệ sinh môi trường

– Thùng rác và khu vực tập kết rác: Bố trí đủ thùng rác ở nhiều vị trí, có kế hoạch thu gom rác thường xuyên.

– Nhà vệ sinh di động: Cung cấp đủ số lượng nhà vệ sinh di động sạch sẽ, có người dọn dẹp thường xuyên.

– Đội ngũ vệ sinh: Bố trí nhân viên vệ sinh túc trực để dọn dẹp khu vực sự kiện trong và sau chương trình.

3.2 Tổ chức và vận hành Event ngoài trời hiệu quả

Sau giai đoạn chuẩn bị, việc triển khai và vận hành trơn tru là chìa khóa để tổ chức Event ngoài trời thành công.

Giám sát thi công và lắp đặt

– Kiểm tra kỹ lưỡng: Giám sát chặt chẽ quá trình lắp đặt sân khấu, âm thanh, ánh sáng, nhà bạt… Đảm bảo mọi thứ được lắp đặt đúng kỹ thuật, an toàn và đúng tiến độ.

– Chạy thử hệ thống: Thực hiện chạy thử toàn bộ hệ thống âm thanh, ánh sáng, trình chiếu trước khi sự kiện bắt đầu để phát hiện và khắc phục sự cố

Quản lý nhân sự và phân công rõ ràng

– Phân công nhiệm vụ cụ thể: Mỗi thành viên trong ê-kíp cần biết rõ vai trò, trách nhiệm của mình.

– Huấn luyện: Tổ chức buổi huấn luyện ngắn gọn cho nhân sự về kịch bản, các phương án dự phòng và cách xử lý tình huống.

– Điều phối chuyên nghiệp: Có một đội ngũ điều phối viên chuyên nghiệp, linh hoạt để xử lý các vấn đề phát sinh ngay lập tức.

– Đồng phục: Nhân sự nên mặc đồng phục hoặc trang phục riêng để dễ nhận diện.

Chăm sóc khách mời khi tổ chức Event ngoài trời

– Khu vực tiếp đón: Chuẩn bị khu vực check-in, đón tiếp khách mời chu đáo, chuyên nghiệp.

– Hướng dẫn: Bố trí nhân viên hướng dẫn khách mời đến các khu vực khác nhau trong sự kiện.

– Đồ ăn thức uống: Cung cấp đủ đồ ăn thức uống, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Có thể bố trí các quầy nước giải khát ở nhiều vị trí.

– Khu vực nghỉ ngơi: Bố trí khu vực nghỉ ngơi, thư giãn cho khách mời nếu sự kiện kéo dài.

Xử lý các tình huống phát sinh khi tổ chức Event ngoài trời

– Tình huống khẩn cấp: Luôn có kế hoạch rõ ràng để xử lý các tình huống khẩn cấp như hỏa hoạn, mất điện, tai nạn, ẩu đả.

– Giao tiếp nhanh chóng: Thiết lập kênh liên lạc nội bộ nhanh chóng giữa các thành viên ê-kíp.

– Giữ bình tĩnh: Người quản lý sự kiện cần giữ bình tĩnh để đưa ra các quyết định sáng suốt khi có vấn đề.

3.3 Đánh giá và tổng kết sau Event ngoài trời

Sau khi tổ chức Event ngoài trời kết thúc, việc đánh giá và tổng kết là bước cần thiết để rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau.

Thu thập phản hồi

– Từ khách mời: Có thể sử dụng phiếu khảo sát ngắn gọn hoặc lắng nghe ý kiến trực tiếp.

– Từ đối tác và nhà cung cấp: Đánh giá chất lượng dịch vụ của các đối tác.

– Từ đội ngũ nội bộ: Tổ chức họp rút kinh nghiệm với toàn bộ ê-kíp.

Đánh giá hiệu quả đạt được

– Số lượng khách tham dự có đạt kỳ vọng không?

– Mức độ hài lòng của khách mời?

– Mức độ truyền thông và lan tỏa?

– Sự kiện có đạt được các mục tiêu kinh doanh, marketing đã đề ra không?

Quản lý tài chính sau sự kiện: Hoàn tất các khoản thanh toán, đối chiếu chi phí thực tế với ngân sách dự trù. Lưu trữ hồ sơ tài chính cẩn thận.

Báo cáo và lưu trữ thông tin: Lập báo cáo tổng kết chi tiết về sự kiện, bao gồm hình ảnh, video, số liệu thống kê. Lưu trữ toàn bộ thông tin để làm tư liệu cho các sự kiện tương lai.

4. V-Lead Event – Đối tác tin cậy khi tổ chức Event ngoài trời

– Tổ chức Event ngoài trời là một quá trình đòi hỏi sự chuyên nghiệp, kinh nghiệm và khả năng ứng biến linh hoạt. Với những thách thức riêng biệt, việc có một đối tác đáng tin cậy là yếu tố then chốt cho sự thành công của chương trình.

– V-Lead Event tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm trong việc kiến tạo những sự kiện ngoài trời ấn tượng và hiệu quả. Chúng tôi hiểu rõ những lo lắng của bạn về thời tiết, an ninh hay hậu cần, và luôn có sẵn các phương án dự phòng cũng như quy trình làm việc chặt chẽ để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

– Đội ngũ chuyên gia của V-Lead Event sẽ đồng hành cùng bạn từ khâu lên ý tưởng sáng tạo, lựa chọn địa điểm phù hợp, thiết kế không gian độc đáo, cho đến việc quản lý và vận hành sự kiện một cách mượt mà.

Chúng tôi cung cấp giải pháp trọn gói, bao gồm:

– Tư vấn và lên kế hoạch: Dựa trên mục tiêu và ngân sách của bạn

– Thiết kế và thi công: Sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, nhà bạt, khu vực trang trí…

– Cung cấp nhân sự: MC, đạo diễn, đội ngũ kỹ thuật, an ninh, y tế, phục vụ…

– Quản lý rủi ro: Lập kế hoạch dự phòng chi tiết cho mọi tình huống.

– Hậu cần toàn diện: Từ vận chuyển, setup đến vệ sinh sau sự kiện.

Hãy để V-Lead Event biến ý tưởng tổ chức Event ngoài trời của bạn thành hiện thực, mang đến những trải nghiệm đáng nhớ và thành công vượt trội. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá chi tiết cho sự kiện sắp tới của doanh nghiệp bạn!