Team building ngày càng quan trọng trong văn hóa doanh nghiệp, giúp gắn kết, tăng tinh thần đồng đội và hiệu suất. Tuy nhiên, nhiều sai lầm khi tổ chức có thể gây lãng phí và không đạt kết quả. Bài viết này, V-Lead Event sẽ chỉ ra những lỗi thường gặp và giải pháp để giúp bạn tổ chức sự kiện Team building hiệu quả hơn.
1. Xác định mục tiêu không rõ ràng
Một trong những sai lầm cơ bản nhất khi bắt đầu lên kế hoạch tổ chức sự kiện Team building là không xác định rõ ràng mục tiêu. Nếu không biết bạn muốn đạt được điều gì thông qua sự kiện này, rất khó để lựa chọn các hoạt động phù hợp và đánh giá hiệu quả sau khi sự kiện kết thúc.
1.1. Tổ chức Sự kiện Team building thiếu mục tiêu cụ thể
Nhiều doanh nghiệp tổ chức Team building chỉ đơn giản vì “mọi người đều làm vậy” hoặc “đến lúc phải tổ chức”. Họ thiếu đi những mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, chẳng hạn như:
Tăng cường giao tiếp giữa các phòng ban: Mục tiêu là tạo cơ hội cho nhân viên từ các bộ phận khác nhau tương tác và hiểu nhau hơn.
Nâng cao tinh thần đồng đội: Tập trung vào các hoạt động đòi hỏi sự phối hợp và tin tưởng lẫn nhau.
Giải quyết xung đột nội bộ: Thiết kế các thử thách đòi hỏi sự hợp tác để vượt qua khó khăn chung.
Chào đón nhân viên mới: Tạo môi trường hòa nhập và giúp nhân viên mới làm quen với đồng nghiệp.
Thúc đẩy sự sáng tạo: Tổ chức các hoạt động khuyến khích tư duy đột phá và giải quyết vấn đề theo cách mới.
Khi không có mục tiêu rõ ràng, các hoạt động được lựa chọn có thể rời rạc, không liên quan đến nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và không mang lại giá trị lâu dài.
1.2. Không đo lường được kết quả
Ngay cả khi có mục tiêu, nhiều doanh nghiệp lại bỏ qua bước quan trọng là xác định cách đo lường hiệu quả của sự kiện. Nếu không có thước đo cụ thể, bạn sẽ không thể biết liệu sự kiện có thực sự đạt được mục tiêu đã đề ra hay không.
Các phương pháp đo lường có thể bao gồm:
Khảo sát ý kiến phản hồi của nhân viên: Thu thập thông tin về mức độ hài lòng, những điều họ học được và những thay đổi trong mối quan hệ đồng nghiệp sau sự kiện.
Quan sát hành vi và tương tác của nhân viên sau sự kiện: Chú ý xem có sự cải thiện nào trong giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên hay không.
Đánh giá hiệu suất làm việc nhóm: Theo dõi xem có sự tăng trưởng nào trong năng suất và hiệu quả làm việc sau sự kiện hay không.
Việc xác định rõ mục tiêu và cách đo lường kết quả ngay từ đầu sẽ giúp bạn lựa chọn các hoạt động phù hợp và đánh giá được ROI (Return on Investment) của sự kiện Team building.
2. Lựa chọn hoạt động không phù hợp
Một sai lầm phổ biến khác là lựa chọn các hoạt động Team buildingmột cách ngẫu hứng, dựa trên sở thích cá nhân của người tổ chức hoặc theo xu hướng mà không xem xét đến đặc điểm và nhu cầu của đội ngũ nhân viên.
2.1. Bỏ qua sở thích và thể trạng của nhân viên
Một sự kiện Team building thành công là khi tất cả mọi người đều cảm thấy thoải mái và có thể tham gia một cách tích cực. Việc lựa chọn các hoạt động quá sức, quá mạo hiểm hoặc không phù hợp với sở thích của đa số nhân viên có thể dẫn đến sự khó chịu, mệt mỏi và thậm chí là gây ra những tai nạn đáng tiếc.
Hãy cân nhắc các yếu tố sau khi lựa chọn hoạt động:
Độ tuổi và thể trạng trung bình của nhân viên: Tránh các hoạt động đòi hỏi thể lực quá cao nếu đội ngũ của bạn có nhiều người lớn tuổi hoặc có sức khỏe không tốt.
Sở thích và tính cách của nhân viên: Tìm hiểu xem nhân viên của bạn thích các hoạt động mang tính trí tuệ, vận động, nghệ thuật hay thư giãn.
Sự đa dạng của đội ngũ: Đảm bảo rằng các hoạt động được lựa chọn có thể thu hút và phù hợp với tất cả mọi người, bất kể giới tính, văn hóa hay kinh nghiệm.
2.2. Thiếu tính tương tác và gắn kết
Mục đích chính của Team building là tăng cường sự tương tác và gắn kết giữa các thành viên. Nếu các hoạt động được lựa chọn mang tính cá nhân cao hoặc không tạo cơ hội cho mọi người làm việc cùng nhau, mục tiêu này sẽ khó có thể đạt được.
Hãy ưu tiên các hoạt động:
Đòi hỏi sự phối hợp và giao tiếp: Các trò chơi tập thể, giải quyết vấn đề nhóm, xây dựng mô hình chung…
Tạo cơ hội cho mọi người chia sẻ và lắng nghe: Các buổi thảo luận nhóm, hoạt động kể chuyện, chia sẻ kinh nghiệm…
Khuyến khích sự hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau: Các thử thách vượt chướng ngại vật, hoạt động tình nguyện…
2.3. Lặp đi lặp lại các hoạt động cũ
Việc tổ chức các hoạt động Team building quen thuộc qua nhiều năm có thể khiến nhân viên cảm thấy nhàm chán và thiếu hứng thú. Để duy trì sự mới mẻ và tạo động lực cho nhân viên tham gia, hãy thường xuyên đổi mới và tìm kiếm những ý tưởng độc đáo, sáng tạo.
Bạn có thể tham khảo các loại hình Team building mới như:
Team building dựa trên công nghệ: Sử dụng các ứng dụng, trò chơi thực tế ảo hoặc tăng cường.
Team building mang tính khám phá và trải nghiệm: Tổ chức các chuyến đi dã ngoại, hoạt động trekking, khám phá văn hóa địa phương.
Team building kết hợp yếu tố nghệ thuật: Tổ chức các workshop vẽ tranh, làm gốm, học nhảy…
3. Lên kế hoạch và tổ chức thiếu chuyên nghiệp
Việc thiếu một kế hoạch chi tiết và sự chuẩn bị kỹ lưỡng có thể dẫn đến những sự cố không đáng có trong quá trình tổ chức sự kiện Team building.
3.1. Không xác định ngân sách cụ thể
Việc không có một ngân sách rõ ràng ngay từ đầu có thể khiến chi phí phát sinh vượt quá dự kiến, ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện hoặc thậm chí khiến sự kiện không thể diễn ra theo kế hoạch.
Hãy xác định rõ:
Tổng ngân sách có thể chi cho sự kiện.
Các khoản chi phí cụ thể: Địa điểm, ăn uống, đi lại, hoạt động, quà tặng, nhân sự hỗ trợ…
Các phương án dự phòng cho các chi phí phát sinh.
3.2. Lựa chọn địa điểm không phù hợp
Địa điểm tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra không khí và trải nghiệm cho sự kiện Team building. Việc lựa chọn một địa điểm không phù hợp có thể gây ra nhiều bất tiện và ảnh hưởng đến sự thành công chung.
Các yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện Team building:
Số lượng người tham gia: Đảm bảo địa điểm có đủ không gian cho tất cả các hoạt động.
Loại hình hoạt động: Lựa chọn địa điểm có cơ sở vật chất phù hợp với các hoạt động đã lên kế hoạch (trong nhà, ngoài trời, có hồ bơi, bãi biển…).
Vị trí và giao thông: Thuận tiện cho việc di chuyển của tất cả nhân viên.
Chi phí: Phù hợp với ngân sách đã được phê duyệt.
Các tiện nghi khác: Nhà vệ sinh, khu vực nghỉ ngơi, bãi đỗ xe…
3.3. Thiếu sự chuẩn bị về Logistics
Các vấn đề về logistics như vận chuyển, ăn uống, chỗ ở (nếu là sự kiện dài ngày), trang thiết bị cho các hoạt động… nếu không được chuẩn bị kỹ lưỡng có thể gây ra sự hỗn loạn và làm gián đoạn trải nghiệm của nhân viên.
Hãy đảm bảo rằng bạn đã lên kế hoạch chi tiết cho tất cả các khía cạnh logistics và có người chịu trách nhiệm cụ thể cho từng hạng mục.
3.4. Không có kế hoạch dự phòng
Những sự cố bất ngờ như thời tiết xấu, vấn đề về sức khỏe của nhân viên, hoặc các trục trặc kỹ thuật có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Việc không có kế hoạch dự phòng sẽ khiến bạn bị động và khó xử lý tình huống một cách hiệu quả.
Hãy chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng cho những tình huống có thể xảy ra để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
4. Truyền thông và tương tác trước, trong và sau sự kiện kém
Tổ chức một sự kiện Team building thành công không chỉ nằm ở những hoạt động diễn ra trong ngày hôm đó mà còn bao gồm cả quá trình truyền thông và tương tác với nhân viên trước, trong và sau sự kiện.
4.1. Thiếu thông tin trước sự kiện
Việc không cung cấp đầy đủ thông tin về sự kiện cho nhân viên trước khi nó diễn ra có thể khiến họ cảm thấy mơ hồ, thiếu sự chuẩn bị và giảm đi sự hào hứng tham gia.
Hãy đảm bảo rằng bạn đã thông báo rõ ràng về:
Mục tiêu và ý nghĩa của sự kiện.
Thời gian, địa điểm và lịch trình chi tiết.
Các hoạt động dự kiến và những điều nhân viên cần chuẩn bị.
Người liên hệ và cách thức giải đáp thắc mắc.
4.2. Không tạo cơ hội tương tác trong sự kiện
Trong quá trình diễn ra sự kiện, hãy tạo ra nhiều cơ hội để nhân viên tương tác, giao lưu và chia sẻ với nhau. Điều này có thể thông qua các hoạt động nhóm, các buổi trò chuyện tự do hoặc các khu vực thư giãn chung.
4.3. Bỏ qua việc thu thập phản hồi sau sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, việc thu thập phản hồi từ nhân viên là vô cùng quan trọng để đánh giá hiệu quả và rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.
Bạn có thể thu thập phản hồi thông qua:
Phiếu khảo sát trực tuyến hoặc bản cứng.
Các buổi phỏng vấn nhóm hoặc cá nhân.
Theo dõi các bình luận và chia sẻ trên mạng xã hội (nếu có).
Hãy lắng nghe một cách chân thành những ý kiến đóng góp của nhân viên và sử dụng chúng để cải thiện quy trình tổ chức Team building trong tương lai.
5. Không đánh giá và rút kinh nghiệm sau Tổ chức Sự kiện Team building
Sai lầm cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là không tiến hành đánh giá một cách nghiêm túc và rút ra những bài học kinh nghiệm sau mỗi sự kiện Team building.
5.1. Bỏ qua việc phân tích kết quả
Sau khi thu thập phản hồi và các dữ liệu liên quan, hãy dành thời gian để phân tích xem sự kiện đã đạt được những mục tiêu đề ra hay chưa. Những hoạt động nào đã diễn ra tốt và những hoạt động nào cần cải thiện?
5.2. Không lưu giữ thông tin và bài học
Những kinh nghiệm và bài học rút ra từ mỗi sự kiện Team building là vô cùng quý giá cho việc tổ chức các sự kiện tiếp theo. Hãy đảm bảo rằng bạn đã ghi chép lại một cách cẩn thận những gì đã diễn ra, những thành công và thất bại, cũng như những ý tưởng cải tiến.
5.3. Không điều chỉnh quy trình tổ chức
Dựa trên những đánh giá và kinh nghiệm đã thu thập được, hãy sẵn sàng điều chỉnh quy trình tổ chức Team building của bạn để nó ngày càng hiệu quả hơn và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của doanh nghiệp và nhân viên.
Để có một sự kiện Team building thành công và tránh những sai lầm đáng tiếc, việc hợp tác với một đơn vị tổ chức chuyên nghiệp và uy tín là một lựa chọn thông minh. V-Lead Event tự hào là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện Team building, với nhiều năm kinh nghiệm và đội ngũ chuyên gia sáng tạo, nhiệt huyết. Liên hệ hotline 024 3772 6655 để được tư vấn và báo giá nhanh chóng.
Tổ chức sự kiện Team building là một hoạt động quan trọng để xây dựng một đội ngũ mạnh mẽ và gắn kết. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất, bạn cần tránh những sai lầm thường gặp đã được đề cập trong bài viết này. Bằng cách xác định mục tiêu rõ ràng, lựa chọn hoạt động phù hợp, lên kế hoạch và tổ chức chuyên nghiệp, chú trọng đến truyền thông và tương tác, cũng như đánh giá và rút kinh nghiệm sau mỗi sự kiện, bạn sẽ có thể tạo ra những trải nghiệm Team building ý nghĩa và mang lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp của mình.
