Các Bước Để Tạo Nên Thư Mời Trực Tuyến Hiệu Quả Nhất

Để lên kế hoạch cho một sự kiện trực tuyến thành công,hoàn thiện thư mời là rất cần thiết. Đây là ấn tượng đầu tiên đối với khách hàng. Thư mời online sẽ quyết định phần lớn việc mọi người click vào liên kết và đăng ký tham dự sự kiện trực tuyến của bạn hay không. Cùng tìm hiểu các bước để tạo nên thư mời trực tuyến hiệu quả và thu hút được khách hàng của bạn nhất.

Tiêu đề thư mời

Để khách hàng mở và đọc nội dung thư, tiêu đề của thư mời cần phải có sự nổi bật. Nếu bạn chưa có thông tin về những người sẽ nhận thư, nên sử dụng các đại từ chung như “Anh/Chị, Quý khách hàng…” Dưới đây là một số mẹo hữu ích giúp bạn tạo nên được những tiêu đề thư tốt nhất:

• Ngắn gọn, rõ ràng và cụ thể
• Đặt những từ quan trọng lên đầu, làm nổi bật những thông tin có giá trị
• Sử dụng các từ khóa có liên quan

Nội dung và các thông tin trong thư mời:

Nhìn chung, một thư mời nên bao gồm thông tin về thời gian, địa điểm, mục đích và các hướng dẫn liên quan. Đối với các sự kiện trực tuyến, bạn có thể thêm các thông tin về diễn giả, cơ hội kết nối, lợi ích, chủ đề chương trình và cách thức để người tham dự tương tác. Thiết kế bắt mắt và cách diễn đạt thông minh là điều cần lưu ý khi lên nội dung cho thư mời của bạn.

Thêm hình ảnh vào thư mời

Hình ảnh được đính kèm cùng thư mời có thể nói lên nhiều điều về sự kiện trực tuyến của bạn. Hình ảnh bạn chọn để thêm vào sẽ để lại ấn tượng cho những người tham dự và tạo nên chủ đề, sự hấp dẫn cho thư mời của bạn. Trong mọi trường hợp, hãy đảm bảo rằng thông tin thư mời và hình ảnh có sự đồng nhất. Nội dung hình ảnh cần gắn liền chủ đề của thư mời và sự kiện trực tuyến của bạn.

Cách để nhận biết thư mời tiếp cận đến những khách hàng tiềm năng

Để theo dõi hiệu quả thư mời của bạn được khách hàng tiềm năng mở, đọc hay không hoặc thậm chí chuyển vào thùng rác, bạn cần các tính năng phần mềm chuyên dụng. Một số nền tảng được thiết kế để quản lý các sự kiện ảo cung cấp các tính năng để theo dõi, phân tích và nhận biết kết quả của những lời mời trực tuyến mà bạn gửi đi. Tuy nhiên, có những cách khác để theo dõi thư mời đã gửi của bạn có được khách hàng tiềm năng đọc hay không bằng cách yêu cầu mọi người cập nhật trạng thái cho biết họ đang tham dự, quan tâm hay không tham dự đến sự kiện.

Thời điểm gửi thư mời

Không có những quy tắc nhất định về thời gian gửi thư mời đến khách hàng. Tuy nhiên dưới đây là một vài yếu tố giúp bạn quyết định được thời gian gửi thư mời phù hợp:

• Gửi thư mời sớm nếu sự kiện trực tuyến của bạn diễn ra vào những khoảng thời gian bận rộn, ví dụ như các kì nghỉ.
• Thời gian đủ để mọi người đăng ký trực tuyến và trả lời
• Thông báo trước các sự kiện trực tuyến quan trọng để người tham dự có thể chủ động sắp xếp lịch trình của họ.
• Các sự kiện có bán vé với việc mở bán vé sớm hoặc vé giới hạn nên được thông báo sớm để mọi người có cơ hội mua vé.

Gửi thư trực tuyến

Ngày nay, bạn có thể lựa chọn nhiều kênh để gửi lời mời tham sự kiện trực tuyến miễn phí, những kênh đều tiện ích và hiệu quả. Nhưng sẽ tốt hơn nếu sử dụng kênh truyền thông đã quen thuộc để có thể tiếp cận được nhiều người nhất. Dưới đây là một số kênh truyền thông bạn có thể sử dụng để gửi thư mời tùy theo từng đối tượng khách hàng.

• Email Marketing: Tiếp thị qua email là quy trình gửi thông điệp thương mại qua thư điện tử, thường để gửi đến một đối tượng cụ thể. Trong tiếp thị email, thư mời trực tuyến được thiết kế để nâng cao nhận thức cũng như khuyến khích mọi người tham dự sự kiện ảo của bạn.
• Facebook: Trên Facebook, bạn có thể gửi thư mời trực tuyến thông qua tin nhắn hoặc trang sự kiện đã tạo. Bạn có thể dễ dàng tạo trang sự kiện cho sự kiện của bạn trên Facebook và gửi lời mời đến bất kỳ ai có tài khoản facebook riêng của họ.
• Messengers: WhatsApp, Telegram, Viber, WeChat. Ngày nay, bạn có thể gửi lời mời dưới dạng tệp đính kèm,hình ảnh có độ phân giải cao hoặc gửi liên kết đến trang sự kiện với hầu hết các ứng dụng nhắn tin như WhatsApp, Telegram, Viber, and We Chat.
• LinkedIn: Với LinkedIn, bạn có thể gửi thư mời trực tuyến dưới dạng tin nhắn cá nhân hoặc đăng tải trên bản tin của bạn đính kèm liên kết có thể truy cập đồng thời mọi người có thể sao chép, dán và chia sẻ. LinkedIn, một trang mạng xã hội B2B nơi bạn có thể điều chỉnh thư mời của mình trang trọng hơn với văn phong trong kinh doanh.

Trên đây là những gợi ý để tạo nên một thư mời trực tuyến hiệu quả nhất cho sự kiện sắp tới của bạn. Trong các sự kiện trực tuyến, thư mời chỉ nhằm mục đích thu hút sự quan tâm của khách hàng, thúc đẩy họ tham gia sự kiện. Tuy nhiên, bạn vẫn nên thực hành và kiểm tra lại toàn bộ thông tin của thư mời trước khi gửi đi.