Cách Thiết Lập Và Truyền Thông Các Biện Pháp An Toàn Cho Người Tham Dự Sự Kiện

1. Biển chỉ dẫn tại nơi tổ chức

Biển chỉ dẫn đặt tại nơi tổ chức là phương tiện truyền đạt thông tin tốt nhất đối với người tham dự. Cung cấp nhiều loại biển chỉ dẫn tại sự kiện để đảm bảo người tham dự có thể nắm được thông tin và các bước cần thực hiện để tuân thủ những quy định về giãn cách an toàn.

Các sự kiện nên được trang bị nước rửa tay khô kèm biển thông báo để người tham dự có thể dễ dàng nhận ra vị trí. Các biển chỉ dẫn về giãn cách xã hội, quy định có thể thiết kế bắt mắt và hấp dẫn hơn để thu hút sự chú ý của người tham dự.

Biển hiệu là một cơ hội kép để tạo cảm giác thoải mái và minh bạch với những người tham dự và tạo thương hiệu cho không gian bằng thương hiệu của bạn hoặc các nhà tài trợ của bạn.

2. Truyền thông trước sự kiện

Truyền thông trước sự kiện là một phần thiết yếu trong tổng thể chiến lược an toàn sự kiện của bạn, giúp bạn lên kế hoạch chuẩn bị cho người tham dự và xây dựng kỳ vọng dự tính.

Dưới đây là một số cách thức truyền thông trước sự kiện đến người tham dự:

• Giúp người tham dự hình dung không gian tổ chức: Bạn có thể gửi đến những người đăng ký tham gia hình ảnh, sơ đồ bố trí địa điểm, chỗ ngồi. Nếu bạn tổ chức một sự kiện trang trọng hơn với chỗ ngồi được chỉ đinh, gửi kèm thông tin này cho khách tham dự. Đặt mình vào vị trí của người tham dự để hiểu rõ hơn về những gì họ mong muốn khi tham dự một sự kiện trực tiếp.
• Cập nhật thông tin liên tục đến người tham dự: Luôn cập nhật các thông báo hay bất kỳ thay đổi nào liên quan đến kế hoạch an toàn sự kiện của bạn hoặc các yêu cầu hạn chế cần tuân thủ. Dựa trên những cập nhật tình hình thực tế và các đề xuất của CDC, hãy đảm bảo rằng người tham dự sự kiện của bạn sẽ luôn nắm bắt được thông tin trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
• Chuẩn bị các lựa chọn trực tuyến: Các sự kiện kết hợp ngày càng phổ biến trong bối cảnh hiện nay. Mặc dù các sự kiện trực tiếp luôn có những ưu thế nhất định, nhưng hãy chuẩn bị sẵn kế hoạch những lựa chọn về hình thức trực tuyến cho người tham dự của bạn.

3. Hướng dẫn thực hiện quy định an toàn

Chuẩn bị nội dung về hướng dẫn thực hiện các quy định an toàn để đảm bảo người tham dự, đối tác và nhân viên của bạn tiếp nhận được thông tin. Hướng dẫn này nên bao gồm những gì bạn mong đợi từ những người tham dự cũng như những gì họ có thể mong đợi từ sự kiện của bạn.

• Đảm bảo cung cấp thông tin chi tiết trong quá trình đăng ký như giấy chứng nhận việc tiêm chủng/ kết quả xét nghiệm âm tính và quy trình check in.
• Hướng dẫn này cũng nên bao gồm mọi biện pháp phòng ngừa tại chỗ mà bạn đang thực hiện để giữ an toàn cho những người tham dự của bạn, truyền đạt rõ ràng những gì bạn mong đợi ở những người tham dự trực tiếp. Đảm bảo rằng khách của bạn biết rằng họ sẽ được yêu cầu đeo khẩu trang và giữ khoảng cách an toàn trong suốt quá trình sự kiện.
• Bạn có thể gửi hướng dẫn an toàn của mình trước thời hạn cho bất kỳ ai đăng ký để họ có nhiều thời gian xem xét các chính sách của bạn và thậm chí liên hệ với bạn trong trường hợp họ có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào về những gì mong đợi từ sự kiện trực tiếp.