Những Điều Cần Lưu Ý Khi Lựa Chọn Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện
15/04/2020Tổ chức sự kiện là một việc vô cùng quan trọng nhằm quảng bá sản phẩm và thúc đẩy thương hiệu của doanh nghiệp. Do tính chất và số lượng khách mời khác nhau, việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cũng phải lựa chọn cẩn thận và tỉ mỉ.
Để sự kiện được tổ chức chu đáo và chuyên nghiệp, bạn cần nắm rõ những vấn đề khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện sau đây:
1.Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với quy mô sự kiện
Mỗi sự kiện sẽ có quy mô khác nhau, có những sự kiện chỉ vài chục, vài trăm người nhưng cũng có lượng quan khách lên tới hàng nghìn người. Khi quyết định số lượng người tham dự chính xác bạn sẽ quyết định được nơi tổ chức sự kiện phù hợp.
Hai hình thức mà doanh nghiệp có thể tổ chức là trong nhà và ngoài trời.
– Địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà: Thường là các hội thảo, hội nghị, tri ân khách hàng,…đa số là sự kiện quy mô nhỏ và vừa. Bị giới hạn bởi không gian nhưng lại chủ động bởi yếu tố thời tiết.
– Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời: Các sự kiện cần không gian, diễu hành, động thổ – khởi công, sự kiện giải trí lớn,…Các sự kiện thường chứa được lượng khách mời đông, ít giới hạn nhưng lại gặp khó khăn khi dự đoán thời tiết.
2.Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện theo tính chất sự kiện
Tính chất quyết định tới không gian của từng sự kiện. Với những hội thảo học thuật, hội thảo khoa học,… địa điểm tốt nhất chính là các phòng họp kín như hội trường, phòng họp lớn.
Sự lựa chọn địa điểm tạo nên:
– Sự trang trọng và nghiêm túc cho buổi hội thảo
– Tạo không gian riêng tư, tránh tiếng ồn
– Đảm bảo chất lượng chương trình
Nhưng ở một số sự kiện như động thổ – khởi công thì thường bắt buộc là phải ở không gian ngoài trời, tương tự như vậy với các sự kiện âm nhạc có quy mô quốc gia – quốc tế với lượng khán giả hàng nghìn người thì chắc chắn không gian ngoài trời là sự lựa chọn hợp lí nhất.
3.Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với nhu cầu về thiết bị sự kiện
Vấn đề mà doanh nghiệp quan tâm tiếp theo là thiết bị tổ chức sự kiện. Đối với những sự kiện có quy mô lớn, các thiết bị hỗ trợ sẽ cần nhiều hơn và chất lượng cao hơn.
Các thiết bị quan trọng, không thể thiếu khi tổ chức sự kiện là: dàn âm thanh – ánh sáng, mic, máy chiếu,…
Sau khi đã xem xét hai yếu tố về quy mô và tính chất của sự kiện. Vấn đề tiếp theo mà doanh nghiệp cần quan tâm là thiết bị của sự kiện. Đối với những sự kiện có quy mô lớn, các thiết bị hỗ trợ sẽ cần nhiều hơn và chất lượng tốt hơn các sự kiện quy mô nhỏ.
Tương tự, hội thảo học thuật sẽ cần nhiều thiết bị phục vụ cho tính chất trình chiếu: máy chiếu, màn hình Led,…
Chính vì thế nên khi cần độ chiếu sáng, dàn âm thanh tùy theo nhu cầu về thiết bị sẽ dàn dựng và lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp.
4.Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo dựa theo hình thức
Với những sự kiện chuyên nghiệp, sang trọng, doanh nghiệp nên tổ chức sự kiện ở những địa điểm sang trọng, có hình thức đẹp mắt. Chẳng hạn như khách sạn, phòng họp lớn tại trung tâm tổ chức sự kiện, resort…
Đối với tính chất sự kiện cởi mở, không quá chuyên nghiệp hoặc mang theo ý tưởng cá nhân thì đơn vị có thể lựa chọn địa điểm đơn giản rồi từ đó tự trang trí, sắp xếp, setup theo yêu cầu. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức ở những địa điểm vừa tầm về chất lượng và chi phí bỏ ra.
Dù ở sự kiện nào, ra sao thì doanh nghiệp nên đảm bảo hình thức về không gian bài trí, trang thiết bị kĩ thuật. Lựa chọn địa điểm đảm bảo được về mặt không gian cũng như chất lượng phục vụ. Để sự kiện phải đảm bảo tính lịch sự và thoải mái cho người tham dự.
Trên đây là những lưu ý quan trọng bạn cần tham khảo để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cho phù hợp và đạt hiệu quả nhất định.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.
