05 Mẹo Lập Ngân Sách Sự Kiện Hiệu Quả

Lập ngân sách sự kiện thường là một trong những phần ít được yêu thích nhất của quá trình lập kế hoạch đối với bất kỳ ai tổ chức sự kiện. Làm việc với những con số cần thay đổi liên tục, chỉnh sửa từng chi tiết có thể dẫn đến nhàm chán. Ngân sách sự kiện sẽ phản ánh cụ thể những thông tin của các bên liên quan, có thể thay đổi suy nghĩ của bạn trong quá trình lập kế hoạch, đồng thời cũng sẽ là tài nguyên hữu ích cho các sự kiện trong tương lai.

Vì vậy, làm thế nào để lập ngân sách sự kiện bao gồm đầy đủ các hạng mục và vẫn linh hoạt trong các tình huống phát sinh? Cùng V-Lead khám phá 05 mẹo giúp hợp lý hóa quy trình lập ngân sách sự kiện của bạn:

1. Định hướng mục tiêu sự kiện và KPI

Lập ngân sách sự kiện của bạn cần phản ánh trực tiếp mọi thứ bạn đang lên kế hoạch cho sự kiện - từ tầm nhìn tổng thể đến địa điểm, trang trí, công nghệ, thiết lập trang thiết bị.

Mục tiêu sự kiện của bạn sẽ có tác động trực tiếp đến ngân sách thông qua các hình thức lựa chọn tổ chức. Ví dụ: nếu những người tham dự sự kiện là khách VIP mà bạn muốn gây ấn tượng, thì địa điểm và trang trí sẽ là những hạng mục quan trọng. Nếu đây là một sự kiện nội bộ của công ty , bạn có thể muốn tập trung nhiều hơn vào sự tham gia dưới dạng công nghệ sự kiện , thiết bị âm thanh / hình ảnh và thực đơn ăn uống.

2. Tham khảo các sự kiện tương tự đã tổ chức

Sẽ mất nhiều thời gian nếu bạn bắt đầu lập ngân sách sự kiện từ đầu mỗi khi bạn tổ chức một sự kiện. Thay vào đó, hãy xem xét các sự kiện đã từng tổ chức có mục tiêu và quy mô tương tự.

Ví dụ: sự kiện kỷ niệm thành lập công ty có thể diễn ra hàng năm hoặc vào những năm quan trọng cụ thể. Ngay cả khi bạn chưa tổ chức sự kiện này trước đây, bạn có thể sẽ có một số sự kiện liên quan để tham khảo trong quá trình lập ngân sách.

3. Điều chỉnh linh hoạt

Ngân sách của bạn sẽ cần được sửa đổi và cập nhật liên tục trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. Đây sẽ một tài liệu tham khảo và có thể sẽ được nhiều bên liên quan chỉnh sửa và cập nhật với các ưu tiên khác nhau. Do đó, bạn nên bắt đầu với ước tính chi phí cho sự kiện của mình trước tiên, tiếp đó bổ sung thêm mô tả chi tiết các hạng mục  sau khi nghiên cứu cụ thể yêu cầu.

4. Tham khảo báo giá từ nhiều nhà cung cấp

Đối với tất cả các chi phí nêu trên, bạn cần tham khảo báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau. Đây là phương pháp hữu ích để đảm bảo bạn nhận được một hợp đồng tốt, cũng như cho phép bạn thương lượng với các nhà cung cấp để có mức giá tốt hơn.

Ưu điểm khác của nhiều báo giá là hiểu rõ hơn về mức giá bình quân trên thị trường cho một mặt hàng cụ thể. Bằng cách trao đổi chi phí với các nhà cung cấp sẽ giúp bạn xây dựng khoảng chi phí phù hợp.

5. Bổ sung trường hợp dự phòng cho các sự cố.

Nếu bạn đã có bất kỳ kinh nghiệm nào về việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện, sẽ luôn có các tình huống phát sinh trong quá trình tổ chức. Dù là gì đi nữa, bạn cũng cần chuẩn bị sẵn chi phí dự phòng trong trường hợp phát sinh. Khoản dự phòng này sẽ tùy thuộc vào quy mô sự kiện của bạn và cân đối giữa các chi phí mà bạn đang lên kế hoạch.

Hãy cùng áp dụng các mẹo lập ngân sách sự kiện này ngay hôm nay!

Với những sự chuẩn bị cẩn thận về các hạng mục bạn sẽ chi cho sự kiện của mình, giờ đây bạn có thể đảm bảo rằng số tiền đó xứng đáng với chi phí bỏ ra.